Datenschutzhinweise für Mandanten

1. Wer ist verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Für Datenschutzanfragen können Sie sich an die Notarvertreterin, über die Notarstelle an den Datenschutzbeauftragten oder per E-Mail an info@notarstelle-uffenheim.de wenden.

2. Welche Daten verarbeiten wir und woher stammen sie?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen oder von durch Sie beauftragten Dritten erhalten, etwa von Rechtsanwälten, Steuerberatern, Maklern oder Kreditinstituten. Dazu können insbesondere gehören:

• Personalien wie Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit und Familienstand,
• Kontaktangaben wie Anschrift, Telefon- und Faxnummer sowie E-Mail-Adresse,
• steuerliche Identifikationsnummern bei Grundstücksgeschäften,
• Angaben zu familiären Verhältnissen und Vermögenswerten,
• in erforderlichen Einzelfällen Gesundheitsdaten oder andere besonders geschützte Daten,
• Daten aus Rechtsbeziehungen zu Dritten, etwa Aktenzeichen, Darlehens- oder Kontonummern.

Außerdem verarbeiten wir Daten aus öffentlichen Registern, insbesondere aus Grundbüchern sowie Handels- und Vereinsregistern.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Notarielle Tätigkeit wird in Wahrnehmung einer Aufgabe der vorsorgenden Rechtspflege und in Ausübung öffentlicher Gewalt ausgeübt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO.

Ihre Daten werden verarbeitet, um das von Ihnen oder weiteren Beteiligten beantragte Amtsgeschäft entsprechend den gesetzlichen Amtspflichten vorzubereiten und durchzuführen, etwa für Beratung, Urkundsentwürfe, Beurkundung und Vollzug.

Die maßgeblichen berufs- und verfahrensrechtlichen Pflichten ergeben sich insbesondere aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz. Soweit daraus eine rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung folgt, ist zusätzlich Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO einschlägig. Werden erforderliche Daten nicht bereitgestellt, kann das Amtsgeschäft gegebenenfalls nicht weitergeführt werden.

4. An wen werden Daten weitergegeben?

Die Notarvertreterin und die Beschäftigten der Notarstelle unterliegen gesetzlichen Verschwiegenheitspflichten. Daten werden nur weitergegeben, soweit dies zur Durchführung des Amtsgeschäfts erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben oder von Ihnen veranlasst ist.

Empfänger können insbesondere Finanzbehörden, Grundbuchämter, Handels- und Vereinsregister, das Zentrale Testamentsregister, das Zentrale Vorsorgeregister, Nachlass-, Betreuungs- und Familiengerichte sowie andere Gerichte und Behörden sein.

Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht können Auskünfte an die Notarkammer oder die zuständige Dienstaufsichtsbehörde erforderlich sein. Auch sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter, etwa IT-Dienstleister, Notarsoftware-Anbieter, Webhoster und die NotarNet GmbH, können Daten im erforderlichen Umfang verarbeiten.

Soweit E-Mail-Kommunikation genutzt wird, erfolgt der Versand grundsätzlich transportverschlüsselt, sofern der empfangende Server dies unterstützt. Eine Transportverschlüsselung ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Sie können einer Kommunikation per E-Mail widersprechen; dann erfolgt die Kommunikation auf einem anderen abgestimmten Weg.

5. Werden Daten in Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, wenn Sie dies beantragen oder soweit ein Beteiligter oder ein für das Amtsgeschäft notwendiger Empfänger in einem Drittland ansässig ist und die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

6. Wie lange werden Daten gespeichert?

Wir speichern personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Nach § 50 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) gelten insbesondere folgende Fristen:

• 100 Jahre für Eintragungen im Urkundenverzeichnis sowie für die dort bezeichneten Dokumente in Erbvertrags-, Sonder- und elektronischer Urkundensammlung,
• 30 Jahre für Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis sowie für Dokumente in Urkundensammlung und Generalakte,
• grundsätzlich 7 Jahre für Dokumente in der Nebenakte; die Frist kann nach den gesetzlichen Vorgaben auf bis zu 30 Jahre verlängert werden.

Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden Daten gelöscht beziehungsweise Papierunterlagen vernichtet, sofern keine andere gesetzliche Pflicht eine längere Aufbewahrung verlangt.

7. Welche Rechte haben Sie?

Nach Maßgabe der DSGVO können Sie insbesondere Auskunft über die verarbeiteten Daten, Berichtigung unrichtiger Daten, Ergänzung unvollständiger Daten, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Diese Rechte können durch gesetzliche notarielle Aufbewahrungs- und Verschwiegenheitspflichten begrenzt sein.

Sie können einer Verarbeitung widersprechen, die zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, soweit sich aus Ihrer besonderen Situation entsprechende Gründe ergeben.

Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Zuständig für bayerische Notarstellen ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München.

8. Kontakt zum Datenschutz

Zur Ausübung Ihrer Rechte sowie bei Fragen oder Beschwerden zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit vertraulich an die Notarstelle oder über diese an den Datenschutzbeauftragten wenden.